1.INTRODUÇÃO
O trabalho foi elaborado no âmbito da cadeira de Administração e Gestão de Instituições pelos estudantes do 6ºGrupo do 3ºAno de Psicologia Social e das Organizações, como uma tentativa de compreender, analisar e recomendar as possíveis consequências negativas causadas pela má gestão da informação dentro do clima organizacional.
O conceito de informação, como conhecemos nos dias actuais, nasceu na década de 60, juntamente com a área da Ciência da Informação. Discussões acerca do tratamento da informação eram uma questão de urgência a ser resolvida pela comunidade científica da época. No mesmo período, viveu-se um grande desenvolvimento tecnológico
A década de 1990 marca o surgimento da era de informação, graças ao temendo impacto provocado pelo desenvolvimento tecnológico e a tecnologia de informação (TI). A tecnologia de informação (o casamento do computador com a televisão e as telecomunicações), onde segundo Chiavenato (2006): “a nova riqueza passa a ser o conhecimento, o recurso organizacional mais valioso e importante”.
2.CONCEITO DE INFORMAÇÃO:
- É uma estrutura simbolicamente significante, codificada de forma socialmente descodificável e registada e que apresenta a competência de gerar conhecimento para o indivíduo e para o seu meio. Disponível em: http://www.simpep.feb.unesp.br/ana8.html
- É uma propriedade dos dados resultante ou produzida por um processo realizado sobre os dados, o processo pode ser simplesmente a transmissão de dados (Hayes apud FERNEDA, 2003)
- Qualquer conhecimento gravado que possa ser de alguma utilidade para uma tomada de decisão. Tal conhecimento gravado pode ser encontrado em uma vasta quantidade de fontes, tais como correspondências, inventários, relatórios de vendas, de pesquisas, de viagens, monografias, artigos, literatura comercial e anúncios, (DAVENPORT, 2000).
- É um sinal ou conjunto de sinais que predispõe alguém para uma acção. Os gestores têm utilizado a informação como apoio na tomada de decisões e, dependendo do seu grau de racionalidade e fidelidade como alicerce do planeamento e do controlo (BEUREN, 2000).
- Chiavenato, Idalberto. (2004), define-a como um conjunto de elementos interdependentes, logicamente associados, para que de sua interacção sejam geradas informações necessárias à tomada de decisões, seja, sistema de apoio a decisão como sendo um sistema de informação especializado, concebido para apoiar as capacidades de um gestor em todas as etapas da tomada de decisão
3.TIPOS DE INFORMAÇÃO
Segundo MIRANDA, Roberto Campos R., (1988), existem vários tipos de informações, dentre os quais:
Informação – cliente: informações sobre tendências quanto aos comportamentos de consumo (atitudes de compra ou acesso a serviços, hábitos, frequência),
Informação-concorrente: informações sobre tendências quanto ao perfil dos concorrentes, à imagem no mercado, a preços praticados e prazos concedidos, a número e participação no mercado.
Informação -cultural: informações sobre tendências quanto ao acesso da população à educação-grau de alfabetização, níveis de escolaridade.
Informação -ecológica: informações sobre tendências de conservação ambiental (áreas verdes, matas, recursos hídricos).
Informação – económica ou financeira: informações sobre tendências quanto à conjuntura económica nacional e mundial, à atuação de blocos económicos e segmentos de mercado, à oscilação de dólar e aos planos económicos.
Informação -sindical: informações sobre capacidade de mobilização, poder de arregimentação, actuação em acordos trabalhistas, integração com outros sindicatos ou outras entidades.
Informação -social: informações sobre tendências quanto à distribuição dos segmentos socioeconômicos, às diferenças entre as classes (sistema de valores, nível cultural, poder aquisitivo, estrutura política e ideológica, influência na sociedade).
Informação -tecnológica: informações sobre pesquisas realizadas e em andamento (investimentos, entidades patrocinadoras), dá impactos a mudanças tecnológicas.
4.PLANEAMENTO, CONTROLE E FUNCIONAMENTO DA INFORMAÇÃO
Para BIO, Sérgio Rodrigues, (1985), A essência do planeamento e controle da informação e a tomada de decisões. Esta, por sua vez, depende de informações oportunas, conteúdo adequado e confiável. Isto pressupõe certo grau de consciência por parte dos executivos sobre os processos decisórios em que estão envolvidos e o desenvolvimento de um sistema de informação sintonizados com as necessidades da informação desses processos de decisões.
a) Informações e planeamento: o planeamento compreende a selecção dos objectivos da organização e a determinação dos meios para atingi-los. As necessidades de informação para o planeamento podem ser externas ou internas.
- As de origem externa são: Questões politicas/leis e aspectos governamentais; questões sócias e demográficas: localização e composição etária das populações, tendências de distribuições de rendas; tendências económicas/níveis de emprego, investimento, níveis de preços; informação do mercado/demanda da industria, demanda da empresa e de dados sobre competição.
- As necessidades de origem interna: Capacidades de produção, custos e rentabilidade por produto; informações históricas sobre as vendas.
Para uma boa tomada de decisões, e necessário que haja uma associação entre as informações de origem interna e de origem externa.
b) Informação e controle:
A informação para controle envolve:
- Informações do mercado: aquelas referentes a execução real de plano de vendas;
- Informações de produção: refere-se a quantidade, prazos, custos reais para o acompanhamento dos planos e orçamentos de produção;
- Informações financeiras: refere-se a ampla gama de informação sobre custos, rentabilidades, situação financeira necessária para acompanhar orçamentos e focos da caixa.
c) Informação e estrutura: a tomada de decisões pressupõe que:
- O grau de autoridade por determinado assunto seja conhecido;
- Que haja disponibilidade de informação adequada para a decisão.
O primeiro factor e entendido quando se esta diante de uma organização claramente definida e o segundo requisito, o seu entendimento depende da existência e do bom funcionamento do sistema que produz as informações referidas para a tomada de decisão (BIO, Sérgio Rodrigues, 1985).
5. IMPORTÂNCIA DA INFORMAÇÃO
Atualmente a informação é cada vez mais importante para os indivíduos, o que estimula a criação crescente de meios especializados de informação: jornais, televisão, rádio, internet, etc. A informação é fundamental ao nível da organização para a descoberta e introdução de novas tecnologias, exploração das oportunidades de investimento, para a planificação de actividades industriais e para a tomada de decisão. A informação é imprescindível para a eficácia de qualquer organização. Um gestor deve ser capaz de converter informação em acção através da tomada de decisão: os gestores e a organização agem num sistema de informação – decisão. (NEWMAN, William H. & WARREN, E. Kirby, 1980)
A informação é um dos recursos mais valiosos de uma organização uma vez que por si só descreve todos os recursos físicos e o mundo em que se encontram. Os sistemas de informação - decisão devem ser considerados em conjunto com as funções de gestão fundamentais: planeamento, organização e controlo. A chave do êxito do planeamento e do controlo de qualquer operação assenta no sistema de informação-decisão. Disponível em: http://sebraesp.com.br/novo/pesquisa/index>(abr/2004)
De acordo com (NEWMAN, William H. & WARREN, E. Kirby, 1980), para ser útil, a informação deve ser:
- Compreensível – estar numa forma correcta e usar termos e símbolos adequados para a interpretação adequada.
- Relevante – ser essencial para a área de responsabilidade e actuação do gestor;
- Completa – conter todos os factos que o gestor precisa para tomar decisões e resolver problemas;
- Concisa – não omitir matérias estranhas ao assunto, resumindo a informação-chave deixando de lado detalhes e dados não relacionados;
- Qualidade – é o grau de precisão com que a informação retrata a realidade, e a um custo razoável, para o seu processamento e distribuição.
6. FLUXO DE INFORMAÇÃO
O fluxo de informação nas organizações refere-se a todos os processos, formais e informais, que façam circular informação. Esse fluxo envolve vários tipos de actividades e formas de comunicação e disposição da informação, como conversas telefónicas, memorandos, manuais de procedimentos, jornais internos da companhia, boletins, mala directa, etc. Fica evidente que quanto maior e mais diversificada for a organização, mais sofisticada tende a ser o fluxo de informação (DAVENPORT, 2000).
Desse modo, o planeamento, como em toda política administrativa para o andamento de actividades de qualquer sector da sociedade, é importante para evitar problemas como aquisição de informação que não é necessária ou sobrecarga de informações. BEUREN (2000) enfatiza essa necessidade: A informação não se limita à simples colecta de dados Ela precisa ser decodificada, organizada e contextualizada, de acordo com as necessidades dos responsáveis pelos processos decisórios. Em outras palavras, os dados representam a matéria-prima, à qual são agregados valores de utilidade, de acordo com propósitos preestabelecidos, transformando-os em informação para aquele fim específico.
Em organizações que possuam grande fluxo de informações, é importante citar o papel da arquitectura da informação. Esse procedimento é importante para, entre outros motivos, definir o espaço da informação da organização em grupos de interesse, identificar a informação interna da externa, organizar meios para definição de origens, filtragem e redução da informação, eliminar ruídos, facilitar o acesso às informações desejadas e aperfeiçoar a comunicação para a gestão de informações.
O controle do fluxo de informação é importante para que os sectores de uma organização desempenhem suas actividades. É função dos administradores elaborar estruturas eficazes para que o trânsito de informação atinja os objectivos de todas as partes. DAVENPORT (2000) enfatiza a importância desse planeamento afirmando que “ao invés de pensar somente na tecnologia, os administradores devem pensar na maneira como as pessoas criam, distribuem, compreendem e utilizam a informação”.
Portanto, para que a informação certa circule e chegue aos funcionários certos, não bastam apenas enormes investimentos em tecnologia. As tecnologias de informação, sem dúvida nenhuma, facilitam bastante a vida das empresas, mas isso não é suficiente.
7.GESTÃO DA INFORMAÇÃO E TOMADA DE DECISÃO
A Gestão de Informação e a sua inserção na estratégia organizacional é um factor chave na criação de valor acrescentado e de vantagens competitivas para a organização, na detecção de novas oportunidades e defesa de ameaças da concorrência.
a) Conceito da Gestão
- Gestão é o conjunto de medidas de administração (de uma organização) aplicadas durante um determinado período relacionadas com a utilização racional de recursos em função de um determinado projecto ou determinados objectivos ou metas organizacionais, Silva, R. (2001:6).
b) Gestão de informação para melhor tomada de decisão
Qualquer sistema de controlo de comunicação dá informação certa, no tempo certo e para as pessoas certas, se o objectivo é a realização eficaz da tarefa. Se a informação for de qualidade, consequentemente o será a decisão que dela resulta, pois o risco de incerteza torna-se menor. Toda a actuação administrativa apoia-se na utilização de informação, uma vez que é a base do processo de tomada de decisões. A informação como parte essencial do processo de decisão ao reduzir riscos e incertezas, é que define a posição da organização no mercado. BEUREN (2000),
BIO, Sérgio Rodrigues, (1985), diz que á medida que a hierarquia organizacional decresce, a especificidade aumenta uma vez que é necessário resolver problemas mais específicos de determinada tarefa, enquanto que no topo as preocupações são mais gerais, afectando a generalidade das funções. Para que esta gestão seja eficaz, é necessário que se estabeleçam um conjunto de políticas coerentes que possibilitem o fornecimento de informação relevante, com qualidade suficiente, precisa, transmitida para o local certo, no tempo exacto, com um custo apropriado e facilidades de acesso por parte dos utilizadores.
Com base nos estudos de (NEWMAN, William H. & WARREN, E. Kirby, 1980), Na teoria da decisão, o valor da informação é a mudança que provoca no comportamento de decisão, menos o custo da sua obtenção. Se nova informação causar uma decisão diferente, o seu valor consistirá na diferença do retorno obtido com essa decisão, com o da decisão baseada em informação anterior, menos o custo de obtenção da nova informação. Se a nova informação não provocar uma decisão diferente, o seu valor é nulo.
Para MIRANDA, Roberto Campos da Rocha, (1998) A informação, no ambiente empresarial, pode ser vista de duas perspectivas:
- A informação como facilitadora na identificação de alternativas inovadoras no processo de elaboração da estratégia empresarial; e
- A informação como um componente da própria estratégia empresarial.
Ainda segundo este autor, também é importante lembrar que a elaboração de estratégias empresariais de uma organização se fundamenta, entre outros aspectos, na sua posição em relação ao ambiente externo. Levando em consideração os dias actuais, em que o ambiente externo é extremamente turbulento, o papel da informação é vital para o desenvolvimento de processos e acções empresariais. Diante desse fato, justifica-se a necessidade de criar uma política eficiente de Gestão da Informação.
8.CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES
Como conclusão, a informação é aquilo que logicamente justifica alteração ou reforço de uma representação ou estado de coisas. As representações podem ser explicitadas como num mapa ou proposição, ou implícitas como no estado de actividade orientada para um objectivo receptor.
A informação é fundamental no apoio às estratégias e processos de tomada de decisão, bem como no controle das operações empresariais. Sua utilização representa uma intervenção no processo de gestão, podendo, inclusive, provocar mudança organizacional, à medida que afecta os diversos elementos que compõem o sistema de gestão. Esse recurso vital da organização, quando devidamente estruturado, integra as funções das várias unidades da empresa, por meio dos diversos sistemas organizacionais
O ponto de vista de Shannon trata a informação como algo que não depende do suporte físico material. O fundamental, nessa perspectiva, seria os papéis do emissor, receptor e canal, a actividade de gestão pode ser considerada um conjunto de processos que englobam actividades de planeamento, organização, direcção, distribuição e controle de recursos. Nas empresas esses recursos podem ser econômicos, materiais, tecnológicos, informacionais, humanos e de qualquer outra espécie.
Para que haja um uso eficiente da informação nas empresas, é importante que existam canais eficientes que possibilitem o acesso às informações. Nesse ponto, a responsabilidade dos administradores para criar meios de estabelecer um fluxo de informação ideal é estrategicamente vital para as organizações.
8.BIBLIOGRAFIA
Barbosa; Vasconselhos, F. et al, (1983). Informação nas organizações. DAFT
Beuren (2000). Informação como elemento fundamental no processo de Gestão: Uso correcto da informação: 2ªedição Lisboa, Atlas
Chiavenato, Idalberto. (2006). Principios da Administração: 6ª ed. Rio de Janeiro: Elsierver.
Chiavenato, Idalberto. (2001). Introdução à Teoria da Geral Administração. 6ª ed. Rio de Janeiro: Campus.
Davenport (2000). Uma administração de Informação eficaz. 5ªed. SP. Atlas
Ferneda, A, (2003,). Adiministração Eficiente: uma abordagem social. SP: Atlas
Miranda, Roberto Campos da Rocha (1998). O uso da informação na formulação de acções estratégicas pelas empresas. 1ªed: SP
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